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O que é política de cobrança e como ter uma em sua empresa?

25/09/2020Por: Ney Eurico PereiraCategoria: Cobrança
Como ter uma política de cobrança em sua empresa? | Bettega

A inadimplência é um problema sério em praticamente todo tipo de negócio. Clientes que não pagam suas contas acabam causando um desequilíbrio no financeiro da empresa, dificultando investimentos e atrapalhando todo o fluxo de caixa.

E essa realidade é muito comum no Brasil. De acordo com os dados da Confederação Nacional de Dirigentes Lojistas (CNDL) e do Serviço de Proteção ao Crédito (SPC Brasil), cerca de 61 milhões de brasileiros começaram o ano com o CPF restrito. 

E os números da CNDL não levam em conta clientes com contas em atraso que não foram inseridos no cadastro de devedores. Por isso, o número de clientes inadimplentes no Brasil é ainda maior!

Nessa realidade, só há duas formas de manter o equilíbrio financeiro em sua empresa: deixar de vender a prazo ou aprender ter um bom controle de inadimplência.

No entanto, sabemos que as vendas a prazo são essenciais para muitos negócios! Elas são indispensáveis no varejo, por exemplo. Há ainda empresas de serviço que cobram mensalidades, como é o caso dos planos de saúde. Nessas situações, é impossível deixar de ter contas a receber, não é?

É aí que entra a importância do controle de inadimplência. Sua empresa precisa ser capaz de lidar com com os clientes devedores e realizar uma cobrança eficiente, através de um processo de cobrança ideal, para ter sua recuperação de crédito.

Um passo essencial para conseguir tudo isso e desenvolver uma política de cobrança dentro da sua empresa. Continue sua leitura e descubra o que isso quer dizer.

O que é política de cobrança

Toda empresa que possui clientes devedores quer ser capaz de ter melhores resultados e reduzir custos na hora de cobrar os inadimplentes. Por isso, o controle de inadimplência não pode ser feito de qualquer jeito. É preciso contar com uma política de cobrança eficientes.

De forma bem prática, uma política de cobrança funciona como a orientação geral do trabalho que sua empresa realiza na hora de lidar com um cliente inadimplente. Ela é um passo a passo, descrevendo todas as ações que devem ser realizadas com o objetivo da recuperação de crédito.

Ela envolve, então, um cronograma para notificar e cobrar o devedor, além de estratégias de relacionamento com ele. Assim, ela busca garantir não apenas o pagamento da dívida, mas também a fidelização do cliente, através de um processo de cobrança preferencialmente amigável.

Em resumo, ela é o documento que mostra o caminho que seu colaborador precisa percorrer para fazer uma cobrança eficiente e reaver o crédito, incluindo:

  • Passo a passo para cobrar as dívidas;
  • Cronograma de notificações e cobranças;
  • Orientações sobre o posicionamento da empresa em relação à inadimplência;
  • Estratégias de relacionamento com o cliente;
  • Boas práticas de cobrança;
  • Informações sobre os possíveis parcelamentos e flexibilização de prazos;
  • Limites financeiros da empresa;
  • Valores máximos para a renegociação;
  • Prazo máximo para cada etapa do processo.

Por que ter uma política de cobrança em sua empresa

Como ter uma política de cobrança em sua empresa? | Bettega

Com tantas possibilidades, a política de cobrança é essencial para um controle de de inadimplência eficiente e padronizado dentro de sua empresa.

É através dela que sua equipe será capaz de realizar as cobranças de maneira a garantir a recuperação de crédito sem colocar em risco os limites financeiros do seu negócio, sem prejudicar o relacionamento com os clientes e mantendo-se fiéis à cultura da empresa.

Seguindo direito o passo a passo sugerido pela política de cobrança, seu colaborador terá um contato amigável com todos os clientes inadimplentes, fazendo com que a maioria realize o pagamento de forma simples e fácil. 

No entanto, mesmo em casos em que o pagamento não aconteça de forma tão simples, a política de cobrança eficiente também prevê estratégias para garantir a recuperação de crédito, inclusive com formas de lidar com clientes bravos

Com tudo isso, as cobranças apresentam muito mais resultados para sua empresa.

Como ter uma política de cobrança eficiente

Para ter todas essas vantagens da política de cobrança, esse documento deve ser claro, de fácil entendimento para todos. Além disso, ele também deve abranger todos os detalhes importantes e realmente instruir na hora da recuperação de crédito.

Confira nossas dicas para estabelecer uma política de cobrança eficiente:

1. Entenda a legislação que diz respeito à cobrança

O primeiro passo para ter uma boa política de cobrança é enquadrar suas práticas no que determina a legislação. 

Sem ter um cuidado adequado com esse fator, sua empresa acaba ficando vulnerável a processos, multas e até prisão. Assim, uma cobrança inadequada pode levar a algo ainda pior do que a inadimplência.

Diferentes segmentos podem ter legislações distintas, como é o caso da Lei dos Planos de Saúde. Contudo, além das leis específicas para o segmento, todas as empresas devem seguir o Código de Defesa do Consumidor (CDC).

No artigo 42 do CDC, fica claro que: “Na cobrança de débitos, o consumidor inadimplente não será exposto a ridículo, nem será submetido a qualquer tipo de constrangimento ou ameaça”. Isso é algo que sua política de cobrança não pode esquecer!

Além disso: “Em todos os documentos de cobrança de débitos apresentados ao consumidor, deverão constar o nome, o endereço e o número de inscrição no Cadastro de Pessoas Físicas – CPF ou no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica – CNPJ do fornecedor do produto ou serviço correspondente”.

O CDC ainda proíbe uso de ameaças, coações, constrangimentos físicos ou morais, informações falsas, incorretas ou enganosos, ou qualquer outro tipo de ação que exponha o consumidor ao ridículo ou interfira com seu trabalho, descanso ou lazer.

A pena para uma cobrança inadequada, nesse caso, inclui detenção de três meses a um ano e multa para sua empresa.

Por isso, não esqueça de levar isso em conta na hora de preparar sua política de cobrança.

2. Tenha um cadastro de clientes sempre atualizado

Como ter uma política de cobrança em sua empresa? | Bettega

Tenha sempre um perfil completo de seus clientes, com nome, CPF, endereço e diversas formas de contato, como telefone e endereço de e-mail. 

Busque pedir esses dados já na hora da compra/contratação de serviços, e mantê-los atualizados, conferindo com o cliente sempre que possível, ou contando com estratégias de enriquecimento de dados, que são excelentes para atualizar e melhorar seu cadastro de clientes.

Um cadastro atualizado ajuda muito na hora da venda, mas é ainda mais importante para a cobrança, economizando o tempo que sua equipe perderia procurando informações importantes e canais de contato com o cliente inadimplente.

Além disso, dados como o CPF e RG são essenciais caso sua cobrança precise ir para vias judiciais.

Outros dados que podem ser úteis a respeito do cliente – e que vão ajudar muito na hora da cobrança – são informações como o horário de trabalho e preferências de contato, que vão evitar que sua cobrança aconteça em horários indevidos.

Por esses motivos, inclua a atualização do cadastro em sua política de cobrança, prevendo inclusive um período para fazer manutenção das informações.

3. Antecipe a inadimplência

É interessante também ter um controle das contas do cliente em seu cadastro. Assim, você verá se ele está mantendo tudo em dia.

Caso as contas comecem a atrasar, mesmo que seja só um pouco por mês, é um sinal de que talvez ele venha a se tornar inadimplente. 

Então acrescente esse elemento à sua política de cobrança: Se os atrasos se tornarem frequentes, antecipe-se e entre em contato com o cliente, avaliando se ele precisa de mais prazo e o que sua empresa pode fazer para ajudar.

Além de evitar a inadimplência em muitos casos, você também aumenta a fidelização do cliente.

4. Estabeleça os limites de crédito de sua empresa

Esse passo é fundamental para uma política de cobrança eficiente. Os limites financeiros de sua empresa precisam ser avaliados e incluídos no documento, para evitar que a inadimplência acabe gerando problemas maiores.

Através dessas informações, sua equipe de cobrança saberá quanto prazo pode dar na hora da renegociação e quão flexível pode ser essa etapa. 

5. Estruture um manual de cobrança

Esse é o principal elemento de qualquer política de cobrança eficiente. Ele deve ser o planejamento central da recuperação de crédito em sua empresa.

O manual deve estar sempre disponível para os funcionários que lidam com a cobrança, e deve incluir:

  • Com quantos dias de atraso é preciso fazer o primeiro contato;
  • Como deve ser a primeira abordagem ao cliente;
  • Quais canais de comunicação devem ser usados na primeira etapa;
  • Quais as penalidades envolvidas (juros e multa);
  • Quais as possibilidades de renegociação;
  • Com quantos dias de atraso é preciso passar para uma abordagem mais firme;
  • Que tipo de cobrança deve ser feita nessa segunda etapa;
  • Como ficam as penalidades depois que o cliente ignora as primeiras cobranças;
  • Quanto tempo deve ser dado para o cliente antes de incluí-lo no cadastro de devedores;
  • Quando se torna necessário realizar a cobrança judicial.

Esses são alguns elementos centrais que devem constar no seu manual. Além deles, avalie também as necessidades específicas de sua empresa. 

Tenha uma recuperação de crédito mais eficiente

Seguindo nossas 5 dicas, sua empresa terá uma política de cobrança eficiente o bastante para fazer o seu controle de inadimplência.

Contudo, é interessante também levar em conta a possibilidade da terceirização de cobrança, principalmente quando a inadimplência for grande na sua empresa. 

Entre os benefícios da terceirização de cobranças para sua empresa estão: a tranquilidade de não precisar lidar com esse processo e a obtenção de resultados excelentes, graças a uma equipe profissional e capacitada para realizar as melhores cobranças.

Mas, para terceirizar o processo, é essencial saber como escolher uma empresa de cobrança realmente confiável e eficiente. Ela deve ter boa reputação, experiência no seu setor e um bom custo-benefício.

Além disso, temos também um conteúdo super legal para te ajudar ainda mais a lidar com a inadimplência e conseguir a recuperação de crédito. Confira:

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